Funcionamento em Base Integrada de bibliotecas

Koha

O sistema Koha apresenta a possibilidade de alterar a biblioteca na qual pode-se utilizar dos serviços. Ao logar, existe a opção de alterar a biblioteca, onde é possível selecionar as bibliotecas cadastradas no softwares.

Já no OPAC, existe a opção de selecionar as bibliotecas em que serão feitas as pesquisas através da busca integrada.

Biblivre

No sistema Biblivre não foi constatada a presença da ferramenta de pesquisa integrada entre bibliotecas. A pesquisa deve ser realizada em cada uma das base de dados das bibliotecas cadastradas, portanto, é necessário pesquisar em cada biblioteca para encontrar a obra desejada, não é possível encontrar itens de outra base por meio de integração.

Disponibilização do OPAC

OPAC é uma sigla inglesa de online public access catalog, em tradução livre é um catálogo online de acesso público. Ou seja, é um catálogo disponibilizado online por uma biblioteca, permitindo serviços pesquisas, empréstimos, renovações, entre outras coisas.

BibLivre

Após as etapas de catalogação e classificação, a obra já fica disponível automaticamente no sistema, permitindo que um usuário realize sua consulta. Essa agilidade no processo acontece pois o OPAC do BibLivre não é separado de seu sistema.

Pontos positivos:

• interface simples e amigável;
• fácil disponibilização online;
• Pesquisa avançada.

Pontos negativos:

• impossibilidade de reserva online pelo usuário;
• impossibilidade de renovação online pelo usuário;
• demora na pesquisa para encontrar resultados (quanto mais avançada, mais demorada).

Koha

O OPAC do sistema fica em um servidos separado. O usuário, ao realizar o login no OPAC, pode realizar diversas ações, como: sugerir livros, consultar históricos, multas, modificar senha, informações pessoais, etc.

Pontos positivos:

 

• Consultar e/ou renovar documentos;
• Efetuar reservas;
• Consultar multas ;
• Alterar as suas informações pessoais;
• Consultar o seu histórico de empréstimos;
• Sugestão de aquisição;

Pontos negativos:

• Software ainda possui alguns termos e áreas sem tradução.

 

 

Processo de Troca de Registros

Biblivre

No sistema, na aba da catalogação, ao selecionar o item “Importação de Registro”, na próxima pagina é a disponibilizada duas opções de escolha:

 

• Importar registro a partir de um arquivo: opção em que é possível selecionar um arquivo em formatos MARC, XML, texto e ISO 2709 do computador para o sistema

 

 

• Importar registro a partir de uma pesquisa Z39.50: um padrão de interoperabilidade entre sistemas que busca por catalogações que já foram feitas por outras bibliotecas, chamada catalogação cooperativa, onde uma obra é pesquisada em diversos OPACs ou em específico e os dados selecionados são importados para o seu sistema.

Koha

No sistema, existe a possibilidade de importar um arquivo em formato MARC do próprio computador e por meio online pelo z39.50.

• Uma ferramenta presente no Koha permite a importação de registros bibliográficos em formato MARC já salvos no computador

 

• O sistema permite adicionar servidores z39.50 para importação de registros bibliográficos, opção que permite a importação em diversas bibliotecas.

 

 

 

Catalogação e circulação no software Koha

 

 A catalogação no software Koha é realizada por meio do formato Marc, abrangendo a grande maioria dos seus campos.

Segue exemplo de atividade de catalogação no Koha, como exemplo foi utilizado o livro de George Orwell, 1984:

• O primeiro passo é clicar no item “catalogação” do menu principal:

 

• O segundo passo consiste em clicar no item “Novo registro” na aba superior:

• O 3º passo é a descrição do item que será catalogado, no exemplo, a opção é livro:

• Do 4º passo em diante, a atividade fundamenta-se na catalogação e consequente preenchimento dos campos do formato Marc 21:

• 5º passo: Sobre a entidade catalogadora:

• 6º passo, nesta etapa de catalogação, para descrever o campo da entrada principal, é necessário registrar o nome do autor ou entidade responsável no banco de dados do software Koha (para isso é necessário clicar na figura do bloco de notas com o lápis, após isso será redirecionado para uma nova janela e nesta janela terá o item “criar nova autoridade” é necessário clicar nele):

• 7º passo (campos título principal):

• 8º passo (campos descrição física):

• 9º passo (campos publicações seriadas):

• 10º passo (campo notas):

• 11º passo (campos assunto):

• 12º passo (campos entrada secundária):

• 13º passo (localização):

• 14º passo (campos de outros elementos de entrada):

Resumo catalográfico:

Circulação de acervos no Koha:

Há inúmeros itens envolvendo circulação no Koha, são eles:

1. Empréstimo
2. Devolução
3. Renovar
4. Transferência
5. Alterar biblioteca
6. Catalogação expressa
7. Arquivo de circulação offline
8. Ações de circulação offline pendentes
9. Fila de reservas
10. Reservas a confirmar
11. Reservas aguardando retirada
12. Taxas de reservas
13. Transferências a receber
14. Atrasos
15. Atraso com multas

As ações derivadas para realizar o preenchimento de cada item, serão exemplificadas a seguir:

1. Para realizar empréstimos e necessário criar usuário e para isso deve-se clicar no item “Novo usuário”, como mostrado abaixo:

Depois disso é necessário preencher a categoria do usuário:

 Após, deve ser preenchido as informações pessoais do usuário em questão:

Após preenchido o formulário anterior, será fornecido automaticamente um número identificador para que o usuário possa acessar as informações da biblioteca (número do cartão):

Após a realização do registro, o usuário é cadastrado e seus dados são identificados no sistema:

Para realização do empréstimo é necessário preencher os itens, como a figura exemplifica (é possível preencher data e hora que devem ser entregados os itens, porém o software pede código de barras, o que não foi possível obter e dessa maneira, a ação de empréstimo não foi exemplificada):

  2. Devolução:

3. Renovação:

4. Transferência:

Alteração de biblioteca (a opção de bibliotecas nesse item é o mesmo do item “Transferência”):

 6. Catalogação expressa (usada quando é necessário fazer alguma modificação rápida no suporte informacional, envolve todos os campos Marc):

7.  Arquivo de circulação offline (usado para segurança de informações e modificações offline):

8. Ações de circulação offline pendentes (avisa se há e o que deve ser feito a respeito da circulação offline):

9. Fila de reservas (como não há reservas, não há exemplares na fila de reservas):

10. Reservas a confirmar:

11. Reservas aguardando aprovação:

12. Taxas de reservas:

13. Transferências a receber:

14. Atrasos:

15. Atraso com multas:

   As atividades no software livre Koha, exigiram um pouco mais de dificuldade,além de ter muitas descrições em Inglês, na atividade de catalogação foi necessário fazer registros em bancos de dados e caso esse registro não ocorresse, a tarefa de inserir entrada principal, nome de série e outros itens, deveria ser descontinuada. No Biblivre esse esforço não era necessário, pois neste, os bancos de dados não precisam ser preenchidos dessa maneira e sim, de maneira prática, por meio da descrição direta do catálogo.

Catalogação e circulação do acervo no Biblivre

Catalogação de entidade bibliográfica

Primeiramente, foi realizado o cadastro da entidade, no caso, o autor Zygmunt Bauman, na parte de catalogação de autoridades:

 

Após isso, na parte de catalogação bibliográfica, foi realizado o preenchimento dos campos, seguindo o formato MARC:

No momento de preencher o campo 100 (Autor – nome pessoal), por já ser uma autoridade cadastrada, o Biblivre realizou o preenchimento automático do campo:

2)

Os demais campos foram preenchidos logo após o passo acima:

O campo 650 pode ser repetido para que todos os assuntos principais do textos estejam presentes na catalogação:

Na ultima parte do formulário, apresenta-se informações sobre os exemplares da obra catalogada:

Resumo Catalográfico após a realização da catalogação:

O Biblivre possui os principais campos do MARC já prontos para preenchimento no formulário, e campos podem ser adicionados ou minimizados, como visto acima. Também é possível visualizar e editar em formato MARC, a catalogação. O Biblivre apresenta uma catalogação mais fácil e com menos empecilhos que o Koha, além de possuir toda a sua interface em português.

Circulação de acervo no Biblivre:

O Biblivre, permite a criação de dois tipos de usuários, apenas: Funcionário e Leitor. Também é possível modificar a situação do usuário, se ele está ativo, inativo, bloqueado ou se possui pendências. Foi criado um usuário leitor fictício para demonstrar o processo de criação de usuário e de como funciona a circulação de obras, representado na imagem abaixo:

No formulário de cadastro, diversas informações são requisitadas para preenchimento, entretanto apenas o email foi um requisito obrigatório para o cadastro:

Enfim, o cadastro de usuário finalizado, gerando um perfil do usuário, onde é possível até mesmo adicionar uma foto do mesmo:

Para realização de reserva, é necessário a busca do arquivo e seleção de um usuário para efetuar a reserva:

Exemplo de reserva realizada:

Os limites de data de expiração de reserva, podem ser alterados no sistema, de acordo com o regulamento da biblioteca.

Exemplo de empréstimo e devolução.

Primeiro, foi necessário pesquisar o exemplar pelo número do tombo, gerado automaticamente pelo sistema:

Após a realização do empréstimo é demonstrado o tempo que o usuário tem para entregar a obra, o sistema permite a impressão de um recibo com essas informações:

Após o empréstimo é possível renovar e devolver a obra, de modo que ao pesquisar a mesma, pelo perfil de funcionário, este é o resultado:

O Biblivre apenas fornece dois tipos de usuários para criação de perfil, o leitor e funcionário, sendo necessário configurar em cada perfil algumas limitações. Lembrando que todas as datas, tanto de reserva quanto de empréstimo podem ser modificadas no sistema, apesar de já virem preenchidas automaticamente.

Controle de Autoridade

Tanto Biblivre quanto o Koha, apresentam áreas de controle de qualidade, com áreas de pesquisa próprias para Autoridades.

Lembrando que essa parte de  “Autoridades” permite a busca de autores presentes no acervo.

No Koha, a busca pode ser realizada selecionando diversos tipos de termos diferentes, para encontrar por meio de diversos possíveis nomes que podem ser utilizados para um mesmo autor. Entretanto, os termos estão todos em inglês, como pode ser  visto na imagem abaixo:

No Biblivre, a pesquisa é realizada apenas de maneira geral, apenas com a possibilidade de procurar mais de um termo em sequência ou até mesmo palavras incompletas, como pode ser visto na imagem abaixo:

Vale ressaltar que as autoridades são adicionadas parte de “Catalogação” das obras nos sistemas, acima foi apenas demonstrado a possibilidade de pesquisa de autoridades realizada pelos sistemas

Aspectos de Operação e Técnicos

Comparação de aspectos de operação e técnicos entre o Koha e o Biblivre dos aspectos que podem ser encontrados no sistema

Aspectos de Operação

Biblivre:

Segue abaixo a lista de Aspectos de Operação fundamentais que o sistema possui e não possui:

Administração (módulo que permite o acompanhamento e avaliação das
atividades do ponto de vista gerencial): Sim

Aquisição (módulo gerenciador do processo de aquisição de materiais
bibliográficos ou não, por doação, permuta e compra): Sim

Catalogação (módulo gerenciador do registro das informações bibliográficas,
segundo padrões internacionais): Sim

Seriados (módulo gerenciador do registro das informações de seriados e
fascículos): Não

Circulação e Caixa (Módulo que gerencia o uso e circulação dos documentos da Biblioteca): Sim

DSI (ou Disseminação Seletiva da Informação – Módulo gerenciador das atividades de divulgação, contribuindo para o processo de disseminação de informações): Não

Cadastro de exemplares (módulo gerenciador do registro das informações dos exemplares
físicos dos registros bibliográficos) : Sim

Pesquisa no catálogo (recursos especiais de pesquisa para localizar documentos em múltiplas bases de dados, com filtragem de resultados e combinações de conjunto): Sim

Referência (módulo gerenciador do registro das informações de entrevistas e
solicitações): Sim

Relatórios (módulo gerenciador de relatórios sobre os sistema e seus usuário): Sim

Koha

Segue abaixo a lista de Aspectos de Operação fundamentais que o sistema possui e não possui:

Administração (módulo que permite o acompanhamento e avaliação das
atividades do ponto de vista gerencial): Sim

Aquisição (módulo gerenciador do processo de aquisição de materiais
bibliográficos ou não, por doação, permuta e compra): Sim

Catalogação (módulo gerenciador do registro das informações bibliográficas,
segundo padrões internacionais): Sim

Seriados (módulo gerenciador do registro das informações de seriados e
fascículos): Sim

Circulação e Caixa (Módulo que gerencia o uso e circulação dos documentos da Biblioteca): Sim

DSI (ou Disseminação Seletiva da Informação – Módulo gerenciador das atividades de divulgação, contribuindo para o processo de disseminação de informações): Não

Cadastro de exemplares (módulo gerenciador do registro das informações dos exemplares
físicos dos registros bibliográficos) : Sim

Pesquisa no catálogo (recursos especiais de pesquisa para localizar documentos em múltiplas bases de dados, com filtragem de resultados e combinações de conjunto): Sim

Referência (módulo gerenciador do registro das informações de entrevistas e
solicitações): Sim

Relatórios (módulo gerenciador de relatórios sobre os sistema e seus usuário): Sim

Por meio dessa análise, não encontramos o módulo de DSI (Disseminação Seletiva da Informação) em nenhum dos sistemas. Nos dois sistemas foi possível perceber a falta de alguns requisitos, entretanto, no Biblivre nota-se a descentralização de diversos requisitos, enquanto no Koha a informação se encontra mais centralizada, tornando mais fácil encontrar essas informações. No caso do módulo Seriados, o Koha possui uma área própria, enquanto o Biblivre apresenta poucos requisitos, espalhados por outros modulo, além da falta de alguns requisitos fundamentais.

Aspectos Técnicos

Biblivre

Segue abaixo a lista de Aspectos Técnicos fundamentais que o sistema possui e não possui:

Acesso (acesso remoto e compartilhamento de dados e recursos): Sim

Armazenamento (presença de banco de dados e espaço para arquivos em formato eletrônico): Sim

Arquitetura / Programação: Sim

Interface(gráfica, multilíngue, personalizável): Sim

Segurança (Backup, senhas de acesso): Sim

Uso (ajudas online, atualizações e controles específicos): Sim, em partes

Controle de Processos (agendamento de processos, auditoria total e processos em background): Não

Características desejáveis da empresa produtora do software de Automação de Bibliotecas (Política de desenvolvimento de software, suportes e treinamentos ): Não

Koha

Segue abaixo a lista de Aspectos Técnicos fundamentais que o sistema possui e não possui:

Acesso (acesso remoto e compartilhamento de dados e recursos): Sim

Armazenamento (presença de banco de dados e espaço para arquivos em formato eletrônico): Sim

Arquitetura / Programação: Sim

Interface(gráfica, multilíngue, personalizável): Sim

Segurança (Backup, senhas de acesso): Sim

Uso (ajudas online, atualizações e controles específicos): Sim, em partes

Controle de Processos (agendamento de processos, auditoria total e processos em background): Não

Características desejáveis da empresa produtora do software de Automação de Bibliotecas (Política de desenvolvimento de software, suportes e treinamentos ): Sim

Todas apresentam, alguns em partes, os mesmos aspectos técnicos fundamentais, apenas com a diferença no aspecto “Características desejáveis da empresa produtora do software de Automação de Bibliotecas”, em que o Koha, por ser internacional e com maior numero de usuários, possui essa parte enquanto o Biblivre não a possui ainda. No caso da interface, a parte de “interface multilíngue” no Koha apresenta partes traduzidas para português e partes ainda em inglês, o que pode dificultar seu uso para algumas pessoas.

Tratamento de seriados

   Koha

No software Koha contém um campo específico para periódicos que possui:

• Reclamações
• Consultar validade
• Gerenciar frequências
• Gerenciar padrões
• Adicionar campos de assinaturas

Como apresenta a imagem abaixo:

Biblivre

O software Biblivre não possui um campo específico de seriados é necessário acessar diretórios que envolvem catalogação, aquisição, pesquisa e circulação. Dentro de cada diretório a tarefa deve ser feita de forma exclusiva para seriados, selecionando a opção indicada.

O exemplo da figura abaixo, demonstra o que deve ser feito:

 

Comparação de relatórios

Biblivre

No Biblivre a opção relatório possui os seguintes termos:

• Aquisição
• Catalogação
• Circulação
• Relatório personalizado

Segundo a imagem abaixo, temos o seguintes subtemas:

Cada subtema é feita por filtros de data inicial, base de dados, ordenação, classificação , campos de pesquisa, dependendo do tipo de relatório. Já o personalizado possui contagem de campo Marc, ordenação e pesquisa bibliográfica.

Koha

No software livre Koha tem-se os seguintes tópicos:

• Relatórios guiados
• Criador de estatísticas
• Lista de tops (usuários com mais empréstimos e itens mais emprestados)
• Inativo
• Outro

A imagem abaixo demonstra o layout do tópico relatório:

O software apresenta uma interface mais complexa, com mais itens para inserção de dados, mais células para serem preenchidas, principalmente na parte de criação de estatísticas. Possui uma opção chamada de “dicionário dos relatórios”, a qual o administrador pode definir palavras a serem utilizadas para definir critérios de novos relatórios.

No Biblivre há uma maior lista de subtemas já pré definidos pelo sistema, enquanto no Koha há menos definições prontas, apresentando a necessidade de personalizar subtemas.

 

 

 

 

 

 

Pedido e Aquisição

No Biblivre, a categoria Aquisição, engloba Fornecedores, Requisições, Cotações e Pedidos.

• Em Fornecedores, na opção Novo Registro,  existe um formulário de preenchimento com os dados da empresa fornecedora, incluindo nome, razão social, CNPJ, endereço, email e telefones de contato.
• Em Requisições, existe um formulário, sobre requerente e quantidade de exemplares, dados da obra e observações.
• Em Cotações, é possível selecionar o fornecedor, as datas de pedido, chegada,  e validade da cotação, além do prazo de entrega, além de valores, quantidade e observações.
• Em Pedido, existe um formulário com fornecedor, cotação, data de entrega e prazo e entrega, valores com numero de nota fiscal, valor total e data do recebimento e observações

No Koha, na área de Aquisições, encontram-se as mesmas categorias do Bibilivre,  onde é possível definir um orçamento, gerenciar pedidos por meio dos fornecedores, verificar pedidos atrasados, sugestões, faturas, fundos e moedas. Em todos esses itens encontram-se filtros para identificar informações desejadas (como datas de entrega, vencimento, atrasos, nome de fornecedores, tipos de moedas e taxa de câmbio)